Die Verfahrensdokumentation – Versionen korrekt erstellen, wann sind sie erforderlich?

Zum 01.07.2022 war die Verfahrensdokumentation verpflichtend von jedem Notar aufzustellen. Die Verfahrensdokumentation soll sämtliche Arbeitsprozesse bzw. den Arbeitsprozess vollständig wiedergeben, der oder die zum Einstellen der Urkunden in das elektronische Urkundenarchiv erforderlich sind. Heißt im Klartext: Welchen Weg geht die Urkunde in Papierform bis hin zum Abspeichern bzw. Archivieren im elektronischen Urkundenarchiv. Hierbei sollen auch sämtliche am Prozess beteiligten Hardwarekomponenten und die am Prozess mitwirkenden Mitarbeiter benannt werden. Nun könnten sich aufgrund von verschiedenen Änderungen im Hard- oder Softwarebereich, durch Mitarbeiterwechsel oder auch Aufgabenübertragungen Veränderungen ergeben haben. Hierdurch entstehen neue Versionen der Verfahrensdokumentation. Das Video beschäftigt sich mit den verschiedenen Möglichkeiten, die es zu beachten gilt.