(… immer wieder § 44 b BeurkG )
Was ist eigentlich eine Nachtragsurkunde? Häufig werden Vermerke gem. § 44a oder auch § 44b BeurkG in einem wilden Mix erstellt und mit Urkunden verbunden, die nicht notwendig sind, da es sich hier um eine Vorschrift handelt, die zur Korrektur von Fehlern gedacht ist.
Nachtragsurkunden bereiten vielen Kolleginnen und Kollegen Schwierigkeiten und werden in der Folge auch entweder nicht korrekt und/oder nicht vollständig und sinnvoll im Urkundenverzeichnis (UVZ) eingetragen, daher wird dieses Thema immer wieder gerne wiederholt. Insbesondere das Eintragen im UVZ scheint beim Gegenstanddes Beurkundungsgeschäftes Kopfzerbrechnen zu bereiten.
Das Video beschäftigt sich mit der Definition einer Nachtragsurkunde und deren korrekte und praktische Handhabung in der notariellen Praxis, insbesondere dem Eintragen im Urkundenverzeichnis. Auch die Vorschrift des § 17 NotAktVV wird hier noch einmal aufgegriffen.
Es geht letztlich nicht nur um die Errichtung der Nachtragsurkunde, sondern das Herstellen einer Verbindung zu der früheren Urkunde, sofern § 44 b BeurkG tatsächlich betroffen ist, und das ist nur bei einer Niederschrift der Fall. Sollte also jemand eine Nachtragsurkunde entwerfen, muss klar sein, dass immer ein Vermerk gem. § 44 b BeurkG zu erstellen ist. Dieser ist verpflichtend mit der früheren Urkunde zu verbinden (also anzunähen, keinesfalls zu tackern!). Er ist von einem Notar zuvor zu unterschreiben und mit Farbdrucksigel zu scannen und einzustellen als weiteres Dokument zum UVZ-Eintrag in das elektronische Archiv. Die BNotK hat dort bereits bei der Auswahl im Drop-Down-Menü entsprechendes vorgesehen.
Solange es also Papier gibt, wird es auch papiergebundene Vermerk gem. § 44 b BeurkG geben. Eine Variante des § 44 b BeurkG sieht allerdings die elektronische Verbindung vor (die frühere Urkunde wird bei der aktuellen verwahrt). Damit könnte das Umheften von Urschriften aus der Urkundensammlung gemeint sein, ist es aber nicht, da wir seit dem 01.07.2022 eine nur 30jährige Aufbewahrungsdauer haben, und die zuvor der 100jährigen Aufbewahrungsdauer unterliegende Urschrift nunmehr nach 30 Jahren vernichtet werden würde, sollte man dieser Variante folgen. Das kann so also nicht gewollt sein, sondern man hat mit dieser Variante bereits das elektronische Verbinden gemeint.
Geschäftsgegenstand benennen im UVZ
Wenig sinnvoll ist die Eintragung „Nachtragsurkunde“, da sie a) farblos ist und b) keinerlei Rückschlüsse auf den Inhalt der abgefassten Urkunde zulässt. Die Vorschrift § 9 Nr. 4 NotAktVV verweist hier auf § 13 NotAktVV, nach der konkrete Angaben notwendig sind: Der Geschäftsgegenstand ist stichwortartig und hinreichend unterscheidungskräftig zu bezeichnen. „Hat die Bundesnotarkammer für den Geschäftsgegenstand eine bestimmte Formulierung vorgesehen, so ist diese zu verwenden.“ Die Bundesnotarkammer (BNotK) gibt generell Geschäftsgegenstände in XNP im Urkundenverzeichnis vor, die sodann zu wählen sind. Kann der Nutzer nichts passendes finden, sollte ausnahmsweise „Sonstiges“ gewählt werden und der Gegenstand in der nächsten Zeile konkretisiert werden. Es sollte somit aus dem Gegenstand der Inhalt der Urkunde erkennbar sein.
Anwendung von § 17 NotAktVV
Die sonstigen Angaben gem. § 17 Abs. 1 NotAktVV sollten bei den Bemerkungen stattfinden. Dies ist aus der Sicht des Autors zwar „zuviel des Guten“, da bereits durch das elektronische Verbinden und dem Schreiben eines Vermerks und anschließendem Einstellen mit Upload in das elektronische Urkundenarchiv genug getan ist, um eine Verbindung herzustellen, aber diese Rechtsnorm besteht nun einmal und darf nicht missachtet werden.
Verweisbeiträge und andere Videos
Schau doch gerne auch diesen Beitrag zu Bemerkungen in XNP an. Auch dieses Video vom August 2023 kann Klarheit verschaffen, bei dem dasselbe Thema angesprochen wird.